Кейс по внедрению и настройкам Битрикс24 для компании «КДЦ»
О клиенте
Компания: Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение «Культурно-досуговый центр «Красногвардейский»
Сфера: Проведение культурных мероприятий разного уровня и масштаба.
Цели и задачи внедрения Битрикс24:
- Сделать процесс подготовки к мероприятиям системным и автоматизированным.
- Реализовать учёт купленных билетов на мероприятия в CRM-системе.
Что было сделано:
- Перед началом работы процессы подготовки к мероприятию были описаны схематически.
- Была настроена структура организации, визуальное представление карточек мероприятий, контактов, компаний.
- В CRM была создана воронка, отражающая этапы подготовки к мероприятиям.
- Были настроены разные схемы автоматизации, которые зависят от того, какой тип мероприятия был указан в карточке мероприятия при создании. Каждой схеме соответствуют свои задачи для подготовки.
- Была настроена автоматическая постановка типовых задач для подготовки при помощи бизнес-процесса с учётом типа мероприятия и участников, которые указываются в карточке мероприятия. Крайние сроки в задачах тоже рассчитываются автоматически относительно даты проведения мероприятия.
- Настроена передача информации о купленных билетах на мероприятия в CRM-систему из сервиса «TimePad». Это даёт возможность не только видеть количество проданных билетов и вырученную сумму за них, но и в дальнейшем выстраивать коммуникацию с этими людьми. Например, делать им маркетинговые рассылки с приглашением на новые мероприятия, с учетом посещённых ранее мероприятий.
- После проведенных работ было проведено обучение всех сотрудников компании по работе на портале.
Что получил клиент на выходе после внедрения
В результате настройки процесса подготовки к мероприятиям в CRM, удалось сильно снизить человеческий фактор. Раньше некоторые задачи просто забывали выполнять вовремя и начинали их делать, когда должно было быть готово «еще вчера». Теперь все задачи ставятся автоматически, настроены оповещения. Что-то забыть стало практически невозможно.
Пользователи могут обсуждать детали подготовки прямо в задачах, что существенно облегчает поиск нужной информации.
Сотрудники, которые не имеют рабочих мест, оборудованных компьютерами, работают с задачами в мобильном приложении.
Задачи, требующие «принять работу по завершению», помогают контролировать качество критически важных мест подготовки.ПО, стоимость, сроки
- Необходимое ПО Битрикс24: облако, тариф “Профессиональный”.
- Стоимость лицензии, 12 мес.: 134 280 руб.
- Стоимость внедрения: 198 400 руб.
- Сроки: примерно 30 к.д. (включая согласование работ, обучение сотрудников).
Сценарий работы подойдет компаниям, где есть чёткая последовательность задач для реализации какого-либо процесса. Например:
- Подготовка к мероприятиям различных типов.
- Строительство.
- Разработка документации / проектов.
- Производственные процессы.